Внемашинное информационное обеспечение это тест

Внемашинное информационное обеспечение

2015-04-01
5722

Внемашинное ИОвключает в себя систему классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документацию.

Внемашинная информационная база представляет собой совокупность сообщений, сигналов и документов в форме, воспринимаемой человеком непосредственно без применения средств вычислительной техники.

Во внемашинной сфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами.

Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов.

Под экономическим документом понимается информационное сообщение, зафиксированное ручным или печатным способом на бланке установленной формы и имеющим юридическую силу.

Система документацииявляется основой информационного обеспечения любого уровня и представляет собой совокупность документов, циркулирующих на объекте. В ее составе выделяются системы первичной и результатной (выходной) документации.

Документы объединяются в системы документов по функциональному признаку, образуя унифицированную систему документации (УСД) – это рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, отвечающих единым правилам и требованиям и содержащих информацию, необходимую для оптимизации управления в различных сферах человеческой деятельности.

Цели создания УСД:

1. Обеспечение экономической эффективности и гарантированного уровня качества информации на всех этапах обработки документов.

2. Совершенствование и уменьшение разнообразия содержания и форм документов.

Каждому документу присвоен код в соответствии с общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

Применение УСД обеспечивает:

1. Сокращение количества форм документов одинакового назначения;

2. Использование минимального количества данных, вводимых для решения функциональных задач;

3. Употребление единой терминологии;

4. Использование единых форм документов на различных уровнях управления;

5. Стандартизацию и единообразие оформления документов.

При разработке системы документации ИСУП определяется перечень входных и выходных документов, устанавливаются их характеристики, содержание, сфера применения, проектируются формы документов и рациональные схемы их движения.

Под информационным потоком понимается направленное движение информации от источника ее возникновения к ее потребителю. Причем информация передается в виде отдельных первичных документов, массивов первичных документов или файлов на машинных носителях. В ходе проектирования информационной системы экономического объекта разрабатываются графики документооборота, которые призваны исключить дублирование информации в системе, усилить контроль исполнительной дисциплины, оптимизировать систему управления объектом в целом.

Для того чтобы информацию из документов можно было обрабатывать с помощью компьютеров, она должна быть предварительно закодирована. Кодирование предполагает предварительную классификацию.

Классификация — разделение множества объектов на подмножества по их сходству или различию в соответствии с принятыми методами классификации.

Объект классификации — элемент классифицируемого множества.

Признак классификации — свойство или характеристика объекта классификации, по которому проводится классификация.

Метод классификации – совокупность правил и результат распределения заданного множества объектов на подмножества — классификационные группировки в соответствии с признаками сходства или различия. В качестве объектов классификации выступают различные номенклатуры— материалы, товары, подразделения и т.п.

Различают два метода классификации:

Если признаков несколько и между ними существует иерархическая соподчиненность, то получают иерархическую классификацию.

Правила построения иерархического классификатора:

1. Определить число признаков, указать их наименование и соподчиненность (напр. А – факультет включает Б — специальности, Б включает В – группы, В включает Г — номера студентов в группе);

2. Определить число значений, принимаемых каждым признаком, и выбрать максимальное (напр., А принимает максимальное значение 5, Б – 5, В – 4, Г – 25);

3. Построить классификационное дерево (рис.4);

4. Построить структуру кода по схеме (рис.5).

Рис. 4. Классификационное дерево

Рис.5. Структура кода

Фасетный метод классификации предполагает, что исходное множество объектов разбивается на подмножества группировок по независимым между собой признакам классификации – фасетам.

Фасет – набор значений отдельного признака классификации, все фасеты взаимно независимы.

Каждый объект одновременно имеет классификационные признаки из различных фасетов, а классификационные группировки создаются динамически путем задания фасетной формулы – последовательности фасет и значений классификационных признаков выбранных фасетов.

Например, множество студентов можно разделить по трем признакам: пол, успеваемость и место проживания (регион). Получим независимые классы фасеты, представленные на рис. 6.

Рис. 6. Иллюстрация к фасетной классификации объектов

Полученные таким образом фасеты позволяют с помощью операций пересечения, объединения и др. получить ответы на различные вопросы.

Например, на вопрос: «Какие студенты мужского пола, проживающие в Москве, учатся на отлично?» — будет получен ответ: Петров. Для его получения составляют фасетную формулу вида:

,

где знак ∩ означает пересечение множеств.

После классификации выполняется кодирование информационных единиц. Коды необходимы для автоматического поиска информации, ее группировки, сортировки и получения сводных результатов вычислений.

Кодирование – это процесс присвоения условного обозначения (кодов) объектам. Код — условное обозначение единицы информации с помощью цифр или букв, присвоенное в соответствии с принятой системой кодирования информации.

1. Метод кодирования;

2. Алфавит (цифры, буквы, штрихи, цвета, звуки);

3. Длина (количество знаков) и структура обозначения кода (порядок расположения знаков)

К кодам предъявляются следующие требования:

· минимально необходимая длина;

Система кодирования – совокупность правил, определяющая систему знаков и порядок их использования в работе с информацией.

Распространенными являются следующие системы кодирования: порядковая, серийная, позиционная, мнемоническая (код повторения), шахматный код.

Порядковая система кодированияпредполагает последовательное присвоение единицам информации условных обозначений (кодов), которые выражаются числами натурального ряда в возрастающем или убывающем порядке. Применяется при кодировании малочисленных, малопризначных и устойчивых объектов (например, коды месяцев, категорий работников, виды начислений заработной платы, единиц измерения и т. п.). Например, виды начислений заработной платы могут быть закодированы следующим образом:

Рис. 7. Порядковая система кодирования

Кодируемые объекты не должны изменяться.

Серийная система кодированияориентирована на кодирование объектов, которые предварительно сгруппированы в серии по заданному признаку. Сериям присваиваются номера с учетом их возможных расширений. Применяется при кодировании малочисленных, но неустойчивых объектов.

Построение кода операций движения животных

Рис. 8. Серийная система кодирования

Позиционная (разрядная) система кодированияприменяется при строго иерархической структуре информационного множества, что предусматривает классификацию по ряду признаков. При этом каждому признаку выделяется строго определенное число разрядов (один или несколько). Затем каждый признак кодируется отдельно, начиная с 1, 01, 001 и т.д. в зависимости от значности признака.

Например, для счета 10 «Материалы» выделяют три уровня: вид материальных ценностей (1 знак), склад (1 знак) и номенклатурный номер (2 знака). Структуру кода рассмотрим на рисунке 9.

Рис. 9. Структура кода (а) и пример кода (б)

для счета 10 «Материалы»

Комбинированная система так же, как и позиционная, предусматривает четкое выделение всех признаков номенклатуры. Но при этом каждый признак может кодироваться по любой системе: порядковой, серийной или позиционной. Комбинированная система более гибкая и широко применяется в решении экономических задач, т.к. обеспечивает автоматическое получение всех необходимых итогов в соответствии с выделенными признаками.

Мнемоническая система кодирования повторяет характеристики объекта. Например, коды гаечных ключей могут быть следующими: ключ 12х14 кодируется как 1214, ключ 14х17 – как 1417 и т.д.

Шахматная система применяется для кодирования двухпризначных номенклатур, например:

Штриховое кодирование используется для автоматизированного ввода первичной информации (в торговле, банковской системе, почтовых ведомствах и др.). С этой целью товары снабжаются этикетками с нанесенными штрихкодами. В местах приемки и продажи товаров имеются сканеры, позволяющие автоматически считывать этот код и вводить полученную информацию в компьютер для ее обработки, а также производить кассовые расчеты. Штриховой код представляет собой чередование темных и светлых полос разной ширины и основан на принципе двоичной системы счисления: широким линиям и широким промежуткам присваивается значение 1; узким – 0.

Ø сокращение затрат на ввод исходных данных за счет перенесения справочных данных в макет ввода первичного документа (рис. 10),

Рис. 10. Иллюстрация применения кодов для сокращения

затрат на ввод исходных данных

Ø позволяют с помощью процедур группировки выполнять различные группировки данных для получения многоуровневого накопления результатов. Иллюстрацией может служить «Сальдовая ведомость материалов по складам» (рис. 11).

Рис. 11. Сальдовая ведомость учета материалов по складам

Таблица соответствия единиц информации и их кодовых обозначений называется классификатором. Классификатор используется для выполнения функций однозначного обозначения объектов, для обеспечения возможности группировки информации по ряду признаков, для минимизации объемов хранимых данных в информационной базе системы, для ускорения процедур поиска и обмена данными в компьютерной среде.

Источник

Внемашинное информационное обеспечение. Система показателей служит основой для построения элементов внемашинного и внутримашинного информационного обеспечения и представляет собой совокупность

Система показателей служит основой для построения элементов внемашинного и внутримашинного информационного обеспечения и представляет собой совокупность взаимосвязанных социальных экономических и технико-экономических показателей, используемых для решения задач ИС. Она определяет содержание управленческих документов и массивов.

Система показателей менеджмента предназначена для отражения различных функций управления, связанных с прогнозированием, планированием, организацией, оперативным управлением, учетом и анализом, контролем и регулированием, принятием управленческих решений.

Внутрифирменная информация в основном решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Принятие управленческих решений базируется на отборе, обработке и анализе данных хозяйственного учета: оперативного, финансового (бухгалтерского) и статистического, каждый из которых выполняет свои специфические функции и имеет определенный состав взаимосвязанных показателей.

Баланс является одним из важнейших отчетных документов и отражает наличие финансовых средств у предприятия на определенную дату.

Функции планирования на уровне предприятия используют показатели бизнес-плана, объема реализуемой продукции, платежей в бюджет, объема капитальных вложений, ввода в действие основных фондов, объемов поставок и др.

Функция анализа осуществляется в процессе исследования и изучения системы управления на базе данных отчетности. Выделяют системы аналитических показателей внешнего и внутреннего анализа. Показатели внешнего анализа дают сведения об имущественном состоянии фирмы, его финансовой устойчивости платежеспособности, использовании капитала и рентабельности, изменении финансового состояния за отчетный период, о распределении прибыли, информацию о связях предприятия с денежными рынками, банками, поставщиками и потребителями, взаимоотношениях с акционерами, кредиторами, налоговыми ведомствами. Внутренний анализ содержит показатели, характеризующие хозяйственную деятельность фирмы, показатели эффективности деятельности фирмы (прибыль, оборачиваемость капитала, анализ структуры капитала, показатели ликвидности, конкурентоспособность, анализ издержек обращения и др.).

Финансовый контроль охватывает все стороны деятельности фирмы (предприятия) и осуществляется на основании сравнения плановых и фактических показателей, выявления отклонений по трудовым ресурсам, продукции, производству.

Принятие управленческих решений происходит на основе обработки различной информации о положении дел на предприятии, состоянии внутренней и внешней среды. Используются показатели прибыли, объема продаж, производительности труда, качества товаров и услуг, кадров и др. В ходе обработки показатели анализируются, сравниваются реальные значения с запланированными.

При принятии решения руководитель пользуется критериями выбора, в качестве которых служат различные показатели.

Функция управления трудовыми ресурсами выполняется на основании показателей учета и анализа численности состава и использования кадров, выполнения норм выработки, использования рабочего времени, текучести кадров и др.

Управлением производством для управления технологической подготовкой производства используются различные системы показателей связанные:

§ с нормами расхода материалов,

§ нормами времени и расценками на деталь (соединения),

§ трудоемкостью на изготавливаемую продукцию,

§ применяемости деталей и т. д.

Для оперативного управления основным и вспомогательным производством разрабатывается система показателей бизнес-плана, например: планируемое количество выпускаемых изделий, трудоемкость программ, плановая численность работающих, потребное количество оборудования, расчет плановой себестоимости выпускаемой продукции и т. д.

Функция управления качеством продукции осуществляется за счет использования показателей стандартов качества на выпускаемую продукцию и ее конкурентоспособности, показателей материального стимулирования за высококачественную продукцию.

Программы маркетинга используют следующие параметры: объем выпуска продукции (новой и усовершенствованной) в натуральном и стоимостном выражении, выбор потребителя, сопоставление издержек производства, цены, прибыли по каждому продукту, финансовые затраты и оценка рентабельности производства.

Широкое использование имеют общесистемные массивы нормативно-справочной информации (словарь профессий, специальностей, разрядов и т. д.).

Источник

Внутримашинное информационное обеспечение

Внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение

Внемашинное информационное обеспечение.

Внемашинное информационное обеспечение – учитывает особенности взаимодействия пользователя с ПК при выполнении технологических операций по обработке информации, включает систему экономических показателей, систему классификации и кодирования, документацию, потоки информации.

Показатель – логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики отображаемого явления. Показатель является минимальной по составу информационной совокупностью для образования самостоятельного документа. Совокупность показателей, содержащихся в документе, образует информационное сообщение.

Система показателей служит основой для построения элементов внемашинного и внутримашинного информационного обеспечения и представляет собой совокупность взаимосвязанных социальных, экономических и технико-экономических показателей, используемых для решения задач ИС. Она определяет содержание управленческих документов и массивов.

Система показателей менеджмента предназначена для отражения различных функций управления, связанных с прогнозированием, планированием, организацией, оперативным управлением, учетом и анализом, контролем и регулированием, принятием управленческих решений.

Система статистических показателей, сформированная на основании данных бухгалтерского учета, содержится в единых формах статистической отчетности. Показатели бухгалтерской и статистической отчетности отражают состояние предприятия, фирмы на определенную дату (месяц, квартал, год). Основная цель отчетности – предоставление заинтересованным сторонам информации о финансовом положении, результатах хозяйственной деятельности, прибыльности (убыточности), перспективе развития.

Система показатели внешнего анализа деятельности организации дают сведения об имущественном состоянии фирмы, его финансовой устойчивости и платежеспособности, использовании капитала и рентабельности, изменении финансового состояния за отчетный период, о распределении прибыли, информацию о связях предприятия с денежными рынками, банками, поставщиками и потребителями, взаимоотношениях с акционерами, кредиторами, налоговыми ведомствами.

Система показателей внутреннего анализа деятельности организации содержит показатели, характеризующие хозяйственную деятельность фирмы, показатели эффективности деятельности фирмы (прибыль, оборачиваемость капитала, анализ структуры капитала, показатели ликвидности, конкурентоспособность, анализ издержек обращения и др.).

Показатели стандартов качества на выпускаемую продукцию и ее конкурентоспособности, показателей материального стимулирования за высококачественную продукцию осуществляют управление качеством продукции.

Показатели учета и анализа численности составаи использования кадров, выполнения норм выработки, использования рабочего времени, текучести кадров и др. выполняют управление трудовыми ресурсами.

В особую группу можно отнести показатели, связанные с расчетом эффективности менеджмента организации, где используются обобщающие показатели, характеризующие конечный результат работы предприятия: объем производства, прибыль, рентабельность, частные показатели использования отдельных видов ресурсов: труда, основных фондов, инвестиций.

Системы классификации и кодирования

Автоматизированная обработка на ЭВМ позволяет составлять различные сводки, таблицы, ведомости, где информация сгруппирована по каким-либо реквизитам-признакам. Для выполнения группировок появляется необходимость кодирования этих группировочных реквизитов-признаков условными обозначениями, для чего используются системы классификаций и кодирования. Они позволяют представить информацию в форме, удобной для ввода и обработки данных с помощью вычислительной техники. Чтобы сделать эту информацию удобной для восприятия человеком и машиной, потребовалось создание средств формализованного описания экономической информации, на основе которых составляют классификаторы.

Классификатор — это систематизированный свод однородных наименований, т. е. классифицируемых объектов и их кодовых обозначений.

Код – представляет собой условное обозначение объекта знаком или группой знаков по определенным правилам, установленным системами кодирования. Коды могут быть цифровыми, буквенными, комбинированными.

Процесс присвоения объектам кодовых обозначений называется кодированием.

Основная цель кодирования состоит в однозначном обозначении объектов, а также в обеспечении необходимой достоверности кодируемой информации.

С помощью кодирования обеспечивается выполнение основных функций, связанных с обработкой экономический информации:

· минимизация объема призначной информации при вводе ее в вычислительную систему и передаче по каналам связи,

· разработка сводных отчетов по различным признакам,

· декодирование при переходе от кодов-признаков к их наименованиям при печати сводных экономических отчетов.

Содержанием процесса управления является взаимодействие субъекта и объекта управления. Оно осуществляется посредством управленческих функций и выражается в преобразовании, анализе и оценке необходимой для принятия решений информации.

Основным носителем информации при этом является документ – материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.

Документационное обеспечение видов работ и функций управления называется документированием.

Совокупность всех документов, циркулирующих в системе управления, представляет собой систему документации.

От правильной и тщательно разработанной системы документации во многом зависят сокращение объемов работ по ее оформлению и подготовке к вводу в персональный компьютер, уменьшение числа возможных ошибок и повышение надежности системы в целом. Четкое построение документов, унификация и упрощение их форм способствует сокращению цикла обработки и своевременному получению всех необходимых данных о результатах производственно-хозяйственной деятельности организации.

Применение автоматизированных систем обработки обусловило необходимость приспособления документации к требованиям машинной обработки, что ускорило процесс ее унификации и стандартизации. Унифицированная система документации (УСД) – включает комплекс взаимосвязанных стандартных форм документов и правил их оформления на основе применения средств вычислительной техники.

Унифицированная система документации устанавливает общие требования к разработке всех документов и их содержанию, включает формы документов, государственные стандарты и методические материалы, регламентирующие порядок оформления, согласования и утверждения документов.

Процесс управления характеризуется наличием сложного документооборота, последовательностью прохождения документа от момента выполнения первой записи до сдачи его в архив.

Документы, циркулирующие в системе управления, образуют информационные потоки. Информационный поток – группа или совокупность перемещаемых данных, относящихся к какому-то конкретному участку экономических расчетов.

Потоки информации, реализующие различные функции управления, весьма неоднородны по характеру содержащихся в них данных и характеризуются различными моментами. Выделяют: внутренние и внешние потоки информации.

Внутренние потоки – циркулируют внутри предприятия и отражают производственно-хозяйственные вертикальные и горизонтальные связи.

Внешние потоки – обеспечивают обмен информацией с внешней средой, это различные организации (отчетность, реклама, выставки продукции, социологические опросы, а также различные сведения).

Внутримашинное информационное обеспечение

Внутримашинное ИО — организация в компьютере различных информационных массивов, используемых для решения экономических задач и передачи данных, система специальным образом организованных данных, подлежащих автоматизированной обработке, накоплению, хранению, поиску, передаче в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Это файлы (массивы), базы и банки данных, базы знаний, а также их системы.

Внутримашинное информационное обеспечение связано с хранением, поиском и обработкой информации и состоит из разнообразных по содержанию, назначению, организации файлов и информационных связей между ними. Оно включает все виды специально организованной на машинных носителях информации для восприятия, передачи и обработки техническими средствами.

Внутримашинное информационное обеспечение предназначено для быстрого и удобного удовлетворения информационных потребностей всех пользователей информационных технологий.

При выборе рационального варианта организации внутримашинного информационного обеспечения, наиболее полно отражающего специфику объекта управления, к нему предъявляют следующие требования:

· полнота представления данных;

· минимальность состава данных;

· минимизация времени выборки данных при решении задач управления;

· независимость структуры массивов от программных средств их организации;

· динамичность структуры информационной базы.

Организация, состав, структура внутримашинного информационного обеспечения зависят от:

· информационных характеристик предприятия,

· состава решаемых задач,

· методов их решения,

· возможностей программных средств,

· организации массивов (файлов), используемых технических средств.

Составляющие внутримашинного обеспечения:

Файл (информационный массив) – группа однородных документов, объединенных по определенному признаку. Он является основной структурной единицей при автоматизированной обработке.

Банк данных (БнД) — это система специальным образом организованных данных (баз данных), программных, технических, языковых, организационно-методических средств, предназначенных для обеспечения централизованного накопления и коллективного многоцелевого использования данных.

Система управления базой данных СУБД – это пакет программ, обеспечивающий поиск, хранение, корректировку данных, формирование ответов на запросы. Система обеспечивает сохранность данных, их конфиденциальность, перемещение и связь с другими программными средствами.

Хранилища данных (data warehouse) – это автоматизированная информационно-технологическая система, которая собирает данные из существующих баз и внешних источников, формирует, хранит и эксплуатирует информацию как единую. Хранилище информации предназначено для хранения, оперативного получения и анализа интегрированной информации по всем видам деятельности организации.

Экспертная система – это компьютерные программы, формализующие процесс принятия решений человеком. Назначение экспертных систем – формирование и вывод рекомендаций в зависимости от текущей ситуации, которая описывается совокупностью сведений, данных, вводимых пользователем в диалоговом режиме. Выдаваемые компьютером рекомендации должны соответствовать рекомендациям специалиста высокой квалификации.

Источник

Внемашинное информационное обеспечение. Система классификации и кодирования.

Внемашинное информационное обеспечение включает систему классификации и кодирования технико-экономической информации; систему документации; схему информационных потоков (документооборота: первичные, результативные, нормативно-справочные документы). Это информация, которая воспринимается человеком без каких-либо технических средств (документы).

Под классификацией понимается условное расчленение множества элементов информации на подмножества на основании сходства или различия по какому-то признаку.[5]

Классификация — система распределения объектов по классам в соответствии с определенным признаком (основание классификации). Объекты необходимо классифицировать для:

-выявления общих свойств информационного объекта, который определяется информационными параметрами (реквизиты).

-для разработки правил, алгоритмов обработки информации.

Реквизит — это элементарная информационная совокупность, при дальнейшем расчленении которой данные теряют смысл. Реквизиты представляются либо числами (год, стоимость), либо признаками (фамилия, цвет). В практике для оценки объемов информации широко применяется алфавитно-цифровой знак, или байт (8 бит), а также машинное слово (20-48 бит). Для оценки объема производственно-хозяйственной (экономической) информации используется показатель, представляющий собой предложение, например: . Показатель состоит из основания и реквизитов. Основание представляет собой числовое значение показателя (в нашем примере 410).

Классификатор — это документально оформленный систематизированный свод наименований и кодов определенного множества показателей, объединяемых по некоторым общим признакам.

При классификации нужно соблюдать требования полнота охвата; однозначность реквизитов; возможность включения новых объектов.

Признак сходства или различия, положенный в основу классификации элементов множества, называется основанием классификации.

В АИС внедрены общесоюзные, отраслевые и локальные классификаторы. Всего в связи эксплуатируется более 300 общесоюзных, отраслевых и локальных классификаторов. Из общесоюзных классификаторов различных категорий используются такие, как , , и др. В настоящее время в эксплуатации находится более 20 отраслевых классификаторов, из которых наиболее распространены следующие: , , , и т. д. В отрасли связи эксплуатируется более 210 локальных классификаторов.

Существует две системы классификации объектов: иерархическая и фасетная.

При иерархической системе множество объектов разбивается на соподчиненные подмножества. Каждый объект на определенном уровне характеризует конкретное значение выбранного признака классификации. Для последующей классификации нужно задать новые признаки. Количество уровней классификации называется глубиной классификации. Плюсы: простота построения, использование независимых классификационных признаков в различных ветвях иерархической структуры. Минусы: жесткая структура — сложно ввести изменения, невозможность группировать объекты по заранее не предусмотренным сочетаниям признаков.

Фасетная система — позволяет выбирать признаки классификации (фасеты) независимо друг от друга. Каждый фасет содержит совокупность однородных значений данного классификационного признака. Плюсы: использование большого числа признаков классификации; возможность модификации всей системы без изменения структуры группировок. Минусы: сложность построения — нужно учитывать все многообразие фасетов.

Классификация — основа кодирования.

Кодирование — это процесс перевода информации, выраженной одной системой знаков, в другую, т. е. перевод обычной записи информации в запись с помощью шифров.

Шифр – это условное отображение информационного понятия (позиции). Он характеризует одно понятие или одну позицию множества с помощью символов (букв или цифр).

Цель кодирования – представление информации в более компактном и удобной форме при записи ее на машинный носитель; приспособление к передаче по каналам связи; упрощение логической обработки. Система кодирования применяется для замены названия объекта на какой-либо код. Код строится на основе использования букв и цифр. Код характеризуется длиной (числом позиций), структурой (порядком расположения символов). Методы в системе кодирования: классификационный и регистрационный.

Классификация системы кодирования – предварительная классификация объектов. Существует поразрядная классификация; система повторения; комбинированная система.

Регистрационная – не требует предварительной классификации объектов. Существует порядковая и серийная.

Порядковая система кодирования — последовательная нумерация объектов числами натурального ряда. Используется когда количество объектов невелико (1,2,3. ). Плюсы: простота и малозначность. Минусы: с появлением новых объектов логическая стройность нарушается.

Серийная система кодирования предполагает деление объектов на классы, серии. Внутри серии – порядковая система. Используется когда количество групп невелико (1.1, 1.2 . 2.2, 2.2. ). Плюсы: возможно предусмотреть резерв серии; можно подвести итог по серии. Минусы: нужно предусмотреть правильный резерв.

Поразрядная (позиционная) система – используется для кодирования сложных номенклатур, объекты которых могут формироваться по различным признакам. Например: К-4-2: К – позиция для института, 4 — позиция курса, 2 — позиция группы. Плюсы: четкое выделение классификационных признаков; логичность построения.

Система повторения – используются буквенные или цифровые обозначения, непосредственно характеризующие объект. Например, план счетов. Счет 10 — сырье и материалы. Внутри счета — несколько субсчетов, раскрывающих содержание счета.[5]

Комбинированная система – используется для кодирования больших и сложных номенклатур, которые необходимо группировать по нескольким соподчиненным или независимым признакам.

Значительная доля внемашинного ИО – документация. К документам предъявляется ряд требований по составу, содержанию. Единство требований составляет единую систему документации. Цель – обеспечить сопоставимость показателей различных сфер. Типичные ошибки в документации: большой объем лишней информации; дублирование. Поэтому к ней предъявляются единые требования. Различают: входные документы (первичные) содержат необработанные сведения; выходные — результат обработки (результативные).

Внемашинное ИО также включает информационные потоки. Схема информационных потоков отражает маршруты движения информации от источников формирования к получателю. Построение схем обеспечивает исключение дублирования, классификацию и рациональное представление информации, оптимизацию путей прохождения документов и рациональную обработку. Единицы информационных потоков: документы, показатели, реквизиты.

Источник