Процессный подход из ISO 9001. Одна статья и вы все поймете
Целое больше суммы объединяющих его частей (Аристотель, «Метафизика»)
По данным ежегодного доклада ISO (International Organization for Standardization, – ред.) The ISO Survey of Certification (ISO: Обзор по сертификации, – ред.), в 2010 году, в Европе, включая Россию, было выдано 530722 сертификата ISO 9001:2008 «Системы менеджмента качества. Требования». Вместе с тем, так называемый, «процессный подход» в менеджменте, на который опирается этот стандарт, как и многие другие нормативы ISO, понятен далеко не всем. В тексте ISO 9001:2008 его принцип растолковывается очень бегло – основное внимание уделено практическому приложению. Там говорится, что для применения процессного подхода, организация должна «идентифицировать» и осуществить менеджмент «многочисленных и взаимосвязанных видов деятельности». И еще:
Цитата: ‘…деятельность, использующая ресурсы и управляемая в целях преобразования входов в выходы, может рассматриваться как процесс’
После этих пояснений, в стандарте идет описание цикла PDCA – Plan-Do-Check-Act (Планируй-Выполняй-Проверяй-Действуй, – ред.). Создание механизмов, позволяющих выполнять этот незамысловатый, на первый взгляд, цикл – часть большой работы по внедрению СМК (системы менеджмента качества, – ред.). Что планируй? Как действуй? В чем суть процессного подхода? Понять все это, ограничившись только текстом стандарта, непросто.
Более подробно тему раскрывает специальное руководство, выпущенное тем же 176 комитетом ISO, который работал над созданием ISO 9001. Оно так и называется: «Руководство по концепции и использованию процессного подхода для систем менеджмента». В кругах специалистов по качеству этот текст считается наиболее доступным объяснением того, в чем же суть процессного подхода и каково его практическое приложение. Итак, процессный подход – это конкретные методы работы с качеством, которые опираются на видение организации под углом процессов, которые в ней происходят. Процесс – это совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности в организации. Характер протекания этих деятельностей или процессов, в контексте менеджмента процесс и деятельность – это синонимы, определяется рядом исходных требований и ресурсов, других условий, которые закладывает в них руководство (для краткости все эти требования, ресурсы и условия называют входами, – ред.). Процессы, которых в любой системе очень много, преобразуют входы в выходы, – результаты в самом широком смысле этого слова. К входам может относиться очень обширный круг аспектов организационной деятельности: люди, материалы, оборудование, методы, измерения, среда. В конечном счете, все, что способно повлиять на эффективность процесса и находится во власти менеджмента, принимающего решения. Процессы в организациях: изучение рынка, закупки, менеджмент ресурсов – постоянно повторяются, поэтому выход одного процесса может быть одновременно и входом следующего.
Осмысление работы организации под углом процесса на чей-то взгляд может показаться терминологическим жонглерством, особенно если он еще не внедрял у себя процессный подход. Но догадываться о каких-то вещах и выстраивать менеджмент на их основе – вовсе не одно и то же. На практике, чаще всего случается так, что важнейшие следствия тех или иных действий, на которые затрачены ресурсы, выпадают из поля зрения. Это происходит просто и естественно. Даже те, кто давно и систематически занимается качеством и внедряет стандарты у себя на предприятии, могут ошибиться. Справедливость этого утверждения хорошо иллюстрирует случай, описанный Г. Нивом, учеником создателя процессного подхода У. Деминга, американского математика-статистика. Речь идет о книге «Вселенная доктора Деминга». Нив пишет, что наблюдал за внедрением системы менеджмента качества основанной на статистических, то есть, по преимуществу, математических методах качества. Это происходило на известной в Великобритании фирме по производству бытовой техники, которую автор не называет. Нив осведомился: как определяют процессы работы компании, которые должны быть учтены при совершенствовании системы управления качеством. Ему ответили, что это происходит в результате «мозгового штурма» экспертов организации и добавили, что…
Цитата: ‘После того, как список был готов, он тщательно изучался для выявления тех факторов, которые «подходят» для статистического контроля’
Но, если тот или иной фактор не анализируется статистически – это совсем не значит, что он не может оказывать существенного влияния на ход процессов. Добросовестно заблуждаясь, в компании подогнали результат анализа под систему качества, а не наоборот, как следовало бы. Такие ошибки чреваты серьезными убытками, поэтому очень важно не просто понимать работу фирмы как процесс, во всей сложности этого явления, но и выстроить систему, в которой процесс и его свойства – стержневые элементы.
Цикл PDCA – это, так сказать, «расписание» процессного подхода. Оно дает представление о том, когда и в какой последовательности нужно применять выработанные в рамках этого подхода инструменты менеджмента. Постоянное повторение PDCA позволяет не только поддерживать качество продукции или услуг, которыми занимается та или иная компания, но и улучшать его. Планировать ( Plan , – ред.) – значит, как раз, идентифицировать все важные для результата процессы, создать новые, если это окажется целесообразным, выработать цели, иначе говоря, запланированные выходы, сформулировать политику качества на предприятии, установить критерии мониторинга запускаемых процессов, иначе говоря, определить индикаторы, по которым можно будет судить об эволюции процессов. На этом этапе рекомендуется, там, где это возможно, использовать статистические методы оценки процесса. Выполнять ( Do, – ред.) – значит внедрить процессы, которые были созданы. Проверка ( Check,- ред.) подразумевает анализ выхода, который не реален без «буквоедского» по своей тщательности документирования процессов. Анализ опирается на данные мониторинга процессов, который был осуществлен по ходу деятельности. Результаты сверяются с политикой и целями в области качества, требованиями к продукции. Информация о результатах анализа должна быть соответствующим образом доведена до всех вовлеченных в работу с ISO 9001 специалистов. Вновь планируются ожидаемые выходы. В последнюю очередь на этом этапе определяют конкретные возможности для улучшения процесса производства. Ну и, наконец, действовать ( Act,- ред.) – значит сделать оргвыводы из произведенного анализа и внести необходимые изменения на уровне входов.
Кроме процессного подхода к менеджменту, существует ряд других теоретических наработок: ситуационный подход, комплексный, маркетинговый и ряд других. Основным преимуществом процессного подхода перед ними является тщательно проработанный горизонтальный менеджмент, то есть менеджмент на границах процессов. Процессный подход исходит из того, что виды деятельностей, из которых складывается вся работа предприятия или организации взаимодействуют, если организовать это взаимодействие можно получить колоссальный синергетический эффект. Очень важно, что принудительный контроль со стороны руководства стыков процессов при их взаимодействии создает непрерывное управление, что не достигается большинством других подходов. Оценить его в числовом выражении вряд ли получится, ведь не все процессы могут быть выражены через статистику, но целое несводимо к сумме частей – зазор – и есть возможная прибыль. Среди других конкретных выгод, которые сулит процессный подход: прозрачность операций внутри организации, оптимизация затрат, более четкое представление всех сотрудников об их обязанностях, четкая расстановка приоритетов в области качества. Важными узловыми моментами, которым уделяется огромное внимание при внедрении процессного подхода, являются:
- понимание и выполнение предписанных требований;
- необходимость рассмотрения процессов с точки зрения добавленной ценности;
- рассмотрение результатов выполнения процессов;
- результативность и постоянное улучшение процессов.
Посмотрим же, как при помощи процессного подхода можно решать текущие задачи на производстве. Появилась проблема: в крупном ресторане N необходимо постоянно обновлять меню. Новая редакция этого важнейшего с точки зрения прибыли ресторана документа должна быть готова первого числа каждого месяца. В реальности меню готовится с опозданием и оказывается неудовлетворительного качества. Процессный подход позволяет осознать, что дело в несогласованности подразделений. Составление меню – сквозной процесс, вовлекающий сотрудников из разных подразделений, но не подконтрольный ни одному из руководителей отделов. Поняв проблему, руководство назначает хозяина процесса – этот человек, выделенный из состава высшего руководства, получает право и полномочия контролировать ход сквозного процесса. При условии, что он компетентен в вопросах создания меню – проблема решена. Вот лишь одна из возможных иллюстраций эффективности процессного подхода. Их можно приводить еще много, но это выходит за рамки нашей статьи.
Источник
Теория управления. Тест для самоконтроля
Поможем успешно пройти тест. Знакомы с особенностями сдачи тестов онлайн в Системах дистанционного обучения (СДО) более 50 ВУЗов. При необходимости проходим систему идентификации, прокторинга, а также можем подключиться к вашему компьютеру удаленно, если ваш вуз требует видеофиксацию во время тестирования.
Закажите решение за 470 рублей и тест онлайн будет сдан успешно.
1. Взаимосвязь между стратегическим планом и другими управленческими решениями …
не существует, так как стратегическое планирование является прерогативой высшего руководства
существует, так как все последующие решения должны содействовать достижению намеченной цели
и да, и нет, все зависит от личностей менеджеров
теоретически – да, на практике – нет
2. Школа человеческих отношений исходит из следующего постулата «Залог успеха организации … »
работа менеджера
организация труда рабочего
отношения между руководителем и рабочими
все вышеперечисленное
3. Цели организации должны быть …
как можно более общими, тогда проще отчитаться в их выполнении
как можно более близкими, тогда проще осуществлять контроль
конкретными, измеримыми и перекрестно поддерживающимися
главное, чтобы они не противоречили друг другу
4. Большой вклад в разработку идей классической школы внесли …
П. Друкер и Р. Уотермен
Д. МакГрегор и М. Фоллетт
Г. Гантт и Ф. Гилберт
Л. Урвик и Д. Муни
5. Теория различает три вида контроля
всеобщий, выборочный, индивидуальный
предварительный, текущий, заключительный
линейный, функциональный, штабной
на базе норм, стандартов, нормативов
6. Автор одной из содержательных теорий мотивации
Г.Форд
А. Файоль
Ф. Герцберг
7. Верное утверждение
реализация функции мотивации не вызывает особых проблем, поскольку может осуществляться на базе типовых положений о премировании
функция мотивации слабо связана с другими функциями управленческого цикла, поскольку направлена на работника, а не на процесс
функция мотивации тесно связана с другими функциями управления, поскольку входит в единый управленческий цикл
выделение функции мотивации это особый научный приём, который позволяет лучше понять действия руководителя, поэтому говорить о её связи с другими функциями бессмысленно
функция мотивации тесно связана с другими функциями управленческого цикла, поскольку процесс управления реализуется с помощью людей
8. Дисфункциональный конфликт – это …
конфликтная ситуация
конфликт, сопровождающийся повышением эффективности организации
инцидент
конфликт, сопровождающийся снижением эффективности организации
9. Определение сильных и слабых сторон организации нужно для …
того, чтобы лучше понимать что происходит
соблюдения правильной технологии планирования
осуществления результативного планирования
10. Представление об объекте рассмотрения при процессном подходе
все меняется: среда, организация, задачи управления
меняется внешняя среда, поэтому должна меняться организация
изменений нет: управление есть процесс, осуществляемый в любой организации по общей схеме
любая управленческая задача может быть формализована и представлена в виде модели, она и помогает управлять правильно
11. Основная задача топ – менеджеров состоит в …
выполнении представительских функций
определении будущего организации
создании приказов, определяющих правильные действия внутри организации
контроле действий, осуществляемых подчинёнными
12. Плохая организация функции контроля способна …
исказить цели деятельности
породить внутренний протест исполнителей
заставить людей делать то, что им не хочется
создать основу для оценки
обеспечить достижение организацией своих целей
13. Контроль в управлении …
обеспечивает достижения организацией своих целей
удерживает работников в определенных рамках
создает основу для оценки
конкретизирует цели
способствует пониманию того, что происходит
способствует правильной технологии планирования
14. Правильное утверждение
миссия так важна для организации, что ее лучше не трогать и не менять
узкая миссия ограничивает альтернативы, поэтому лучше формулировать ее как можно шире
миссия должна быть официально сформулирована и сообщена всем, кто находится во внешней среде
самым решающим плановым решением является выбор миссии и конкретных целей, обеспечивающих ее выполнение
15. С позиций кибернетики развитие происходит за счет …
роста объёмов производства;
увеличения численности персонала
перехода на другой жизненный цикл
всё вышеперечисленное верно
16. Человек, занимающий руководящую должность в аппарате управления – это …
должностное лицо
реципиент
лидер
17. Процессный подход позволил …
исключить научный поиск лучших вариантов решений, как своеобразного лекарства от всех болезней
признать факторы внешней среды и отработать методики их анализа
автоматизировать часть процессов управления
широко использовать математические методы в управлении
18. Конфликтная ситуация может существовать не переходя в стадию конфликта
да
нет
19. Автор теории «Х» и «У»
Рэнсис Лайкерт
Дуглас МакГрегор
Поль Херси
Роберт Хаус
20. Полномочия – это …
право любого руководителя решать за других
право использовать ресурсы организации для решения конкретного круга задач
обобщающий термин, используемый для обозначения функций руководителя
возможность распоряжаться другими людьми
21. Инцидент может возникать без конфликтной ситуации
да
нет
22. Функциональный конфликт – это …
конфликтная ситуация
конфликт, сопровождающийся повышением эффективности деятельности организации
инцидент
конфликт, сопровождающийся снижением эффективности деятельности организации
23. Миссия нужна для …
широкого использования в процессе рекламы
того, чтобы быть не хуже других в современном обществе
облегчения контактов с теми, кто использует товары и услуги данной организации и обеспечивает ее ресурсами
понимания работниками организации и ее контрагентами общей цели организации, лежащей во внешней среде
24. Научная школа исходит из следующего постулата: «Залог успеха организации…»
работа менеджера
организация труда рабочего
отношения между руководителем и рабочими
все вышеперечисленное
25. Представление об объекте рассмотрения при системном подходе …
все меняется: среда, организация, задачи управления
меняется внешняя среда, поэтому должна меняться организация
изменений нет: управление есть процесс, осуществляемый в любой организации по общей схеме
любая управленческая задача может быть формализована и представлена в виде модели, она и помогает управлять правильно
26. Отцом современного рационального менеджмента принято считать …
Ф. Тейлора
А. Файоля
П. Друкера
Г. Форда
Э. Мэйо
27. Конфликтная ситуация – это …
оппоненты и объект конфликта
объект конфликта
инцидент
28. Организационный конфликт – это — …
инцидент
конфликтная ситуация
конфликтная ситуация и инцидент
29. Основная особенность стратегических планов связана с тем, что они …
составляются в два этапа
составляются один раз в 3-5 лет
опираются на прогноз, а не на расчеты
способствуют правильной технологии планирования
соблюдают правильную технологии планирования
разрабатываются менеджерами среднего звена
30. Стратегическое планирование – это …
набор решений и действий, помогающих организации достичь своих целей
особый вид долгосрочных планов, позволяющих организации знать будущее
выбор альтернативы развития
определение целей организации на перспективу
31. Понятие «жизненный цикл» позволяет объяснить, почему организация …
со временем стареет и может умереть
является открытой системой
является закрытой системой
является постоянной системой
32. Делегирование – это …
поручение подчиненному выполнить конкретный объем работы
задание, которое руководитель ежедневно дает своим подчиненным
передача задачи и части полномочий подчиненному, который добровольно берет на себя ответственность за ее выполнение
та помощь, которую подчиненный оказывает своему руководителю
33. Линейный руководитель …
возник вследствие вертикального разделения труда
не имеет права подписи
всегда старше функционального руководителя по уровню иерархии
не может отвечать за всё
34. Межличностные стили разрешения конфликтов
уклонение, сглаживание, принуждение, компромисс, решение проблемы
разрешение проблемы, принуждение, компромисс, сглаживание
компромисс, уклонение, сглаживание, принуждение
35. Оппоненты в конфликте — это …
отдельные люди
представители групп
представители организаций
любые образования, состоящие из отдельных лиц, групп, подразделений, организаций
36. Мотивация – это …
технология управления
принцип управления
функция управления
способ управления
37. Контроль в процессе управления
обеспечивает достижение организацией своих целей
удерживает работников в определенных рамках
создает основу для поощрения и наказания
мобилизирует внутренние ресурсы организации
модный элемент западной практики управления
не допустить срывов в выполнении плановых заданий
38. Основная задача оперативного планирования состоит в том, чтобы …
мобилизовать внутренние ресурсы организации
не допустить простоев оборудования
обеспечить наиболее экономичное выполнение заказов
не допустить срывов в выполнении плановых заданий
39. Классическая школа исходит из следующего постулата: «Залог успеха организации…»
работа менеджера
организация труда рабочего
отношения между руководителем и рабочими
все вышеперечисленное
40. Получатель информации в процессе коммуникации обозначается термином …
реноме
рецензент
реципиент
рейтинг
41. Правильное утверждение
количество оперативных решений всегда превышает количество решений тактических и стратегических
количество оперативных решений превышает количество тактических и стратегических решений только на технологическом уровне организации
затраты времени на принятие оперативных решений всегда превышают затраты времени на принятие тактических и стратегических решений
оперативные решения составляют основу работы функциональных менеджеров
42. Ситуационный подход позволил …
исключить научный поиск лучших вариантов решений, как своеобразного лекарства от всех болезней
признать факторы внешней среды и отработать методики их анализа
автоматизировать часть процессов управления
широко использовать математические методы в управлении
43. Большой вклад в разработку идей современной теории менеджмента внесли …
П. Друкер и Р. Уотермен
Д. МакГрегор и М. Фоллетт
Г. Гантт и Ф. Гилбрет
Л. Урвик и Д. Муни
44. В результате вертикального разделения управленческого труда в системе управления появляются …
штабные подразделения
функциональные руководители
линейные руководители
специалисты
45. Контроль необходим
потому, что это составная часть работы руководителя
потому, что он предупреждает возникновение кризисных ситуаций
потому, что с помощью его можно заставлять людей делать то, что им не хочется
того, чтобы лучше понимать что происходит
для достижения организацией своих целей
чтобы породить внутренний протест исполнителей
46. Достоинством группового решения является
скорость
ответственность
информационная обеспеченность
47. Системный подход позволил …
исключить научный поиск лучших вариантов решений, как своеобразного лекарства от всех болезней
признать факторы внешней среды и отработать методики их анализа
автоматизировать часть процессов управления
широко использовать математические методы в управлении
48. Диапазон контроля тем меньше, чем …
выше уровень управления
ниже уровень управления
более значима данная функция управления
выше общая результативность деятельности
49. Анализ внешней среды фирмы – это …
определение демографических тенденций развития
учет действия правительства в деятельности фирмы
контроль внешних факторов для определения возможностей и угроз для фирмы
организация работы по анализу рынка сбыта
50. На стратегический выбор фирмы влияет
мнение и интуиция главы фирмы
уровень риска
фактор времени
анализ рынка сбыта
контроль внешних факторов и угроз для фирмы
51. Представление об объекте рассмотрения при ситуационном подходе
все меняется: среда, организация, задачи управления
меняется внешняя среда, поэтому должна меняться организация
изменений нет: управление есть процесс, осуществляемый в любой организации по общей схеме
любая управленческая задача может быть формализована и представлена в виде модели, она и помогает управлять правильно
52. Коммуникация – это …
процесс обмена информацией между людьми и организациями и ее использование в принятии решений
межличностные отношения вне организации
взаимодействие между организациями и людьми
пропаганда
53. Связь между функциями планирования и контроля …
имеется, так как именно планирование конкретизирует цели
не имеется, так как в управленческом цикле контроль следует за функцией организации, а не за планированием
и да, и нет, все зависит от личности руководителя
скорее нет, чем да, так как в основе контроля лежат нормы и стандарты, а не планы
54. Участник конфликта – это …
оппонент
подчиненный
руководитель
55. Объектом изучения в теории управления является
организация рабочего места
организация как социальное устройство
деятельность руководителя
процесс управления
56. С позиций менеджмента цель существования организации заключается в …
получении прибыли
удовлетворении определенных общественных потребностей
снижении издержек
производстве новых товаров
57. Теория « Х » и «У» объясняет …
возможности руководителя по активной мотивации подчиненных
как правильно воздействовать на подчиненных для достижения целей организации
возможные стили руководства
чем авторитарный лидер отличается от лидера либерального
58. Организация функции планирования на успех организации …
возможно и влияет, так как большинство фирм все же планирует свою деятельность
бесспорно влияет, так как позволяет согласовать действия всех участников бизнеса
вряд ли влияет, скорее это дань моде;
не влияет, так как планированием занят высший уровень управления, а не те, кто «делает дело»
59. Суть концепции школы науки управления (новой школы) состоит в том, что …
управление – это непрерывный процесс воздействия субъекта на объект управления
отдельная управленческая задача может быть формализована в виде математической модели
признается важность правильной организации труда на каждом рабочем месте
условия работы оказывают активное влияние на результат
60. Большой вклад в разработку идей научной школы внесли …
П. Друкер и Р. Уотермен
Д. МакГрегор и М. Фоллетт
Г. Гантт и Ф. Гилбрет
Л. Урвик и Д. Муни
61. Власть – это …
сила
лидерство
право и возможность воздействовать на ситуацию или поведение подчиненных
способность использовать все источники власти
62. Инцидент – это …
конфликт
действия со стороны оппонентов, направленные на достижение их целей
конфликтная ситуация
63. Неверное утверждение
особенность функции контроля состоит в том, что эту функцию осуществляет только высшее руководство
эта функция при реализации требует индивидуального подхода к исполнителям
контроль разнообразен по методам реализации и в разных ситуациях должен осуществлять по-разному
она является парной и зависит от особенностей принятой системы планирования
64. Методы, которые выбирает менеджмент для реализации функции планирования, зависят от …
национальных особенностей данной экономики
степени неопределенности внешней среды в данном виде бизнеса
технологических особенностей данного бизнеса
субъективных решений высшего руководства
65. Основная задача тактического планирования
обеспечить выживание организации в меняющейся внешней среде
поставить конкретные цели перед исполнителями
обеспечить бесперебойную работу всех звеньев организации
согласовать действия специализированных звеньев организации
66. Бюджетирование, как метод организации планирования …
должен активно осваиваться отечественными организациями как модный элемент западной практики управления
должен активно осваиваться отечественными организациями, поскольку позволяет управлять внутренними издержками
в отечественной практике не применим из-за различий в учетной политике организаций
следует применять избирательно, поскольку у отечественных предприятий сложились свои приемы внутреннего планирования
Источник
«Организация как продукт развития общества»
571. В рамках классической школы управления были разработаны:
• принципы определения нормы управляемости
572. В рамках научной школы управления были разработаны .
• принципы нормирования труда
573. В рамках школы человеческих отношений были разработаны:
• основные теории мотивации
574. Ключевое понятие классической школы:
• функция
575. Ключевое понятие школы науки управления:
• Управленческая задача
576. Менеджерами называются:
• должностные лица, имеющие полномочия по распоряжению ресурсами организации
577. Модель «черный ящик» рассматривает организацию как систему:
• открытую
578. Наука «менеджмент» возникла в условиях:
• становления крупного бизнеса
579. Объект изучения в курсе «Менеджмент»:
• организация и ее устройство
580. Объект изучения в школе человеческих отношений:
• Законы взаимодействия объекта и субъекта управления
581. Основной метод исследования, используемый научной школой управления – .
• хронометраж
582. Основной метод исследования, используемый новой школой:
• Построение математической модели
583. Основной метод исследования, используемый школой человеческих отношений:
• Опросы
584. Основу научного подхода к управлению составляет анализ выполняемой работы. Так считал:
• Ф. Тейлор
585. Представление об объекте рассмотрения при процессном подходе:
• изменений нет: управление есть процесс, осуществляемый в любой организации по общей схеме
Источник
Процессный подход из ISO 9001. Одна статья и вы все поймете
Целое больше суммы объединяющих его частей (Аристотель, «Метафизика»)
По данным ежегодного доклада ISO (International Organization for Standardization, – ред.) The ISO Survey of Certification (ISO: Обзор по сертификации, – ред.), в 2010 году, в Европе, включая Россию, было выдано 530722 сертификата ISO 9001:2008 «Системы менеджмента качества. Требования». Вместе с тем, так называемый, «процессный подход» в менеджменте, на который опирается этот стандарт, как и многие другие нормативы ISO, понятен далеко не всем. В тексте ISO 9001:2008 его принцип растолковывается очень бегло – основное внимание уделено практическому приложению. Там говорится, что для применения процессного подхода, организация должна «идентифицировать» и осуществить менеджмент «многочисленных и взаимосвязанных видов деятельности». И еще:
Цитата: ‘…деятельность, использующая ресурсы и управляемая в целях преобразования входов в выходы, может рассматриваться как процесс’
После этих пояснений, в стандарте идет описание цикла PDCA – Plan-Do-Check-Act (Планируй-Выполняй-Проверяй-Действуй, – ред.). Создание механизмов, позволяющих выполнять этот незамысловатый, на первый взгляд, цикл – часть большой работы по внедрению СМК (системы менеджмента качества, – ред.). Что планируй? Как действуй? В чем суть процессного подхода? Понять все это, ограничившись только текстом стандарта, непросто.
Более подробно тему раскрывает специальное руководство, выпущенное тем же 176 комитетом ISO, который работал над созданием ISO 9001. Оно так и называется: «Руководство по концепции и использованию процессного подхода для систем менеджмента». В кругах специалистов по качеству этот текст считается наиболее доступным объяснением того, в чем же суть процессного подхода и каково его практическое приложение. Итак, процессный подход – это конкретные методы работы с качеством, которые опираются на видение организации под углом процессов, которые в ней происходят. Процесс – это совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности в организации. Характер протекания этих деятельностей или процессов, в контексте менеджмента процесс и деятельность – это синонимы, определяется рядом исходных требований и ресурсов, других условий, которые закладывает в них руководство (для краткости все эти требования, ресурсы и условия называют входами, – ред.). Процессы, которых в любой системе очень много, преобразуют входы в выходы, – результаты в самом широком смысле этого слова. К входам может относиться очень обширный круг аспектов организационной деятельности: люди, материалы, оборудование, методы, измерения, среда. В конечном счете, все, что способно повлиять на эффективность процесса и находится во власти менеджмента, принимающего решения. Процессы в организациях: изучение рынка, закупки, менеджмент ресурсов – постоянно повторяются, поэтому выход одного процесса может быть одновременно и входом следующего.
Осмысление работы организации под углом процесса на чей-то взгляд может показаться терминологическим жонглерством, особенно если он еще не внедрял у себя процессный подход. Но догадываться о каких-то вещах и выстраивать менеджмент на их основе – вовсе не одно и то же. На практике, чаще всего случается так, что важнейшие следствия тех или иных действий, на которые затрачены ресурсы, выпадают из поля зрения. Это происходит просто и естественно. Даже те, кто давно и систематически занимается качеством и внедряет стандарты у себя на предприятии, могут ошибиться. Справедливость этого утверждения хорошо иллюстрирует случай, описанный Г. Нивом, учеником создателя процессного подхода У. Деминга, американского математика-статистика. Речь идет о книге «Вселенная доктора Деминга». Нив пишет, что наблюдал за внедрением системы менеджмента качества основанной на статистических, то есть, по преимуществу, математических методах качества. Это происходило на известной в Великобритании фирме по производству бытовой техники, которую автор не называет. Нив осведомился: как определяют процессы работы компании, которые должны быть учтены при совершенствовании системы управления качеством. Ему ответили, что это происходит в результате «мозгового штурма» экспертов организации и добавили, что…
Цитата: ‘После того, как список был готов, он тщательно изучался для выявления тех факторов, которые «подходят» для статистического контроля’
Но, если тот или иной фактор не анализируется статистически – это совсем не значит, что он не может оказывать существенного влияния на ход процессов. Добросовестно заблуждаясь, в компании подогнали результат анализа под систему качества, а не наоборот, как следовало бы. Такие ошибки чреваты серьезными убытками, поэтому очень важно не просто понимать работу фирмы как процесс, во всей сложности этого явления, но и выстроить систему, в которой процесс и его свойства – стержневые элементы.
Цикл PDCA – это, так сказать, «расписание» процессного подхода. Оно дает представление о том, когда и в какой последовательности нужно применять выработанные в рамках этого подхода инструменты менеджмента. Постоянное повторение PDCA позволяет не только поддерживать качество продукции или услуг, которыми занимается та или иная компания, но и улучшать его. Планировать ( Plan , – ред.) – значит, как раз, идентифицировать все важные для результата процессы, создать новые, если это окажется целесообразным, выработать цели, иначе говоря, запланированные выходы, сформулировать политику качества на предприятии, установить критерии мониторинга запускаемых процессов, иначе говоря, определить индикаторы, по которым можно будет судить об эволюции процессов. На этом этапе рекомендуется, там, где это возможно, использовать статистические методы оценки процесса. Выполнять ( Do, – ред.) – значит внедрить процессы, которые были созданы. Проверка ( Check,- ред.) подразумевает анализ выхода, который не реален без «буквоедского» по своей тщательности документирования процессов. Анализ опирается на данные мониторинга процессов, который был осуществлен по ходу деятельности. Результаты сверяются с политикой и целями в области качества, требованиями к продукции. Информация о результатах анализа должна быть соответствующим образом доведена до всех вовлеченных в работу с ISO 9001 специалистов. Вновь планируются ожидаемые выходы. В последнюю очередь на этом этапе определяют конкретные возможности для улучшения процесса производства. Ну и, наконец, действовать ( Act,- ред.) – значит сделать оргвыводы из произведенного анализа и внести необходимые изменения на уровне входов.
Кроме процессного подхода к менеджменту, существует ряд других теоретических наработок: ситуационный подход, комплексный, маркетинговый и ряд других. Основным преимуществом процессного подхода перед ними является тщательно проработанный горизонтальный менеджмент, то есть менеджмент на границах процессов. Процессный подход исходит из того, что виды деятельностей, из которых складывается вся работа предприятия или организации взаимодействуют, если организовать это взаимодействие можно получить колоссальный синергетический эффект. Очень важно, что принудительный контроль со стороны руководства стыков процессов при их взаимодействии создает непрерывное управление, что не достигается большинством других подходов. Оценить его в числовом выражении вряд ли получится, ведь не все процессы могут быть выражены через статистику, но целое несводимо к сумме частей – зазор – и есть возможная прибыль. Среди других конкретных выгод, которые сулит процессный подход: прозрачность операций внутри организации, оптимизация затрат, более четкое представление всех сотрудников об их обязанностях, четкая расстановка приоритетов в области качества. Важными узловыми моментами, которым уделяется огромное внимание при внедрении процессного подхода, являются:
- понимание и выполнение предписанных требований;
- необходимость рассмотрения процессов с точки зрения добавленной ценности;
- рассмотрение результатов выполнения процессов;
- результативность и постоянное улучшение процессов.
Посмотрим же, как при помощи процессного подхода можно решать текущие задачи на производстве. Появилась проблема: в крупном ресторане N необходимо постоянно обновлять меню. Новая редакция этого важнейшего с точки зрения прибыли ресторана документа должна быть готова первого числа каждого месяца. В реальности меню готовится с опозданием и оказывается неудовлетворительного качества. Процессный подход позволяет осознать, что дело в несогласованности подразделений. Составление меню – сквозной процесс, вовлекающий сотрудников из разных подразделений, но не подконтрольный ни одному из руководителей отделов. Поняв проблему, руководство назначает хозяина процесса – этот человек, выделенный из состава высшего руководства, получает право и полномочия контролировать ход сквозного процесса. При условии, что он компетентен в вопросах создания меню – проблема решена. Вот лишь одна из возможных иллюстраций эффективности процессного подхода. Их можно приводить еще много, но это выходит за рамки нашей статьи.
Источник
Тест с ответами: “Теория управления”
1. Технология — это:
а) способ, метод осуществления какого-либо процесса или какой-либо деятельности, знания, применяемые для полезных целей +
б) внедрение новшества
в) разработка товаров с новыми свойствами
2. Метод Дельфи:
а) использование упорядоченной совокупности сведений о хозяйственных объектах
б) метод групповых экспертных оценок, состоящий в последовательном анкетировании мнений экспертов различных областей науки и техники и формировании массива информации, отражающего индивидуальные оценки экспертов +
в) использование информационной системы, включающей в себя большое количество графических и тактических баз данных
3. Потребность в уважении человека к себе:
а) уровень притязаний
б) цель личности
в) потребность в личных достижениях +
4. Управление карьерой:
а) управление динамично развивающимися трудофункциональными способностями человека +
б) закрепление определенной работы за человеком
в) изучение возможностей и стремлений работника
5. Системный подход:
а) прогноз состояния объекта
б) система взглядов на управление
в) комплексное изучение объекта как единого целого с позиций системного анализа +
6. Научный подход в исследовании — это подход:
а) основанный на использовании алгоритмов — системных операций, применяемых по строго определенным правилам
б) характеризующийся научной постановкой целей исследования и использованием научного аппарата в его проведении +
в) использующий статистические методы
7. Субъект инновации:
а) творческие группы и отдельные исследователи
б) директор, совет директоров, группа качества
в) специфический орган управления инновационным процессом +
8. Бюрократический тип организации:
а) организация, основанная на специальном разделении власти, обеспечивающем возможность руководителю быть лидером в организации +
б) учреждение, в котором осуществляется купля-продажа ценных бумаг или массовых товаров
в) система последовательно подчиненных элементов, расположенных в порядке от низшего к высшему
9. Метод наблюдения:
а) логическое умозаключение от общих суждений к частным
б) логическое умозаключение от частных единичных случаев к общему выводу
в) фиксирование, регистрация показателей, параметров, свойств исследуемого объекта +
10. Оценка персонала:
а) оценка психической структуры личности
б) кадровая технология, содержанием которой является познание и результат сравнения выделенных характеристик человека с заранее установленными +
в) оценка, стимулирующая самонаблюдение работника, направленное на осмысление своего поведения
11. Отбор персонала:
а) комплексная кадровая технология, обеспечивающая соответствие качеств человека требованиям вида деятельности или должности в организации +
б) установление меры затрат труда, необходимого для выполнения заданного объема работы
в) кадровая технология, основанная на отношении человека к труду
12. Дивизиональная структура:
а) структура, обеспечивающая линейным руководителям специализированную консультативную помощь в выполнении конкретных функций
б) сочетание централизованной координации с децентрализованным управлением +
в) структура, при которой специализированные виды действий наделяются полномочиями
13. Система:
а) некоторая целостность единства, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристику целого +
б) объединение в целое каких-либо частей или элементов
в) исполнительно-распорядительный орган
14. Принципы организации управленческих инноваций:
а) методическое обеспечение инновационного процесса
б) способы, позволяющие повысить эффективность подготовки и реализации управленческих нововведений
в) выработанные теорией и практикой установки, которыми необходимо руководствоваться в процессе управления инновациями +
15. Команда:
а) коллектив, имеющий общую историю, на протяжении которой им вырабатываются общие правила поведения и отношений +
б) сотрудники организации, с которыми человек сталкивается во время своей работы
в) подразделение организации, в котором человек работает
16. Замкнутый цикл управления:
а) содержание деятельности процесса выработки решения
б) ограниченный перечень относительно строго локализуемых функций +
в) выбор организационной структуры целевой организации
17. Целевая технология:
а) определение целей коммуникации, путей их достижения, планирование обратной связи
б) метод формальной организации целостных систем
в) технология, основанная на приоритете целей над ситуациями +
18. Контроль необходим:
а) для достижения организацией своих целей
б) потому, что он предупреждает возникновение кризисных ситуаций +
в) того, чтобы лучше понимать что происходит
19. Контроль необходим:
а) чтобы породить внутренний протест исполнителей
б) для достижения организацией своих целей
в) потому, что с помощью его можно заставлять людей делать то, что им не хочется +
20. Суть концепции школы науки управления (новой школы) состоит в том, что:
а) условия работы оказывают активное влияние на результат
б) отдельная управленческая задача может быть формализована в виде математической модели +
в) управление – это непрерывный процесс воздействия субъекта на объект управления
21. Оппоненты в конфликте:
а) любые образования, состоящие из отдельных лиц, групп, подразделений, организаций +
б) представители групп
в) отдельные люди
22. Участник конфликта:
а) подчиненный
б) оппонент +
в) руководитель
23. Представление об объекте рассмотрения при процессном подходе:
а) меняется внешняя среда, поэтому должна меняться организация
б) все меняется: среда, организация, задачи управления
в) изменений нет: управление есть процесс, осуществляемый в любой организации по общей схеме +
24. На стратегический выбор фирмы влияет:
а) анализ рынка сбыта
б) уровень риска +
в) контроль внешних факторов и угроз для фирмы
25. С позиций кибернетики развитие происходит за счет:
а) увеличения численности персонала
б) роста объёмов производства
в) перехода на другой жизненный цикл +
26. Методы, которые выбирает менеджмент для реализации функции планирования, зависят от:
а) субъективных решений высшего руководства
б) степени неопределенности внешней среды в данном виде бизнеса +
в) национальных особенностей данной экономики
27. Взаимосвязь между стратегическим планом и другими управленческими решениями:
а) существует, так как все последующие решения должны содействовать достижению намеченной цели +
б) и да, и нет, все зависит от личностей менеджеров
в) не существует, так как стратегическое планирование является прерогативой высшего руководства
28. Бюджетирование, как метод организации планирования:
а) должен активно осваиваться отечественными организациями как модный элемент западной практики управления
б) в отечественной практике не применим из-за различий в учетной политике организаций
в) должен активно осваиваться отечественными организациями, поскольку позволяет управлять внутренними издержками +
29. Контроль в процессе управления:
а) удерживает работников в определенных рамках +
б) мобилизирует внутренние ресурсы организации
в) модный элемент западной практики управления
30. Контроль в процессе управления:
а) мобилизирует внутренние ресурсы организации
б) создает основу для поощрения и наказания +
в) не допустить срывов в выполнении плановых заданий
Источник